La resiliencia del sector dental

Pedro de Ahumada Servant

Cofundador de Dental Data y Profesor del Máster de Dirección y Transformación de Clínicas de Instituto IDEO. Investigador y experto en transformación digital de clínicas

En estos tiempos en que los profesionales nos vemos envueltos en una vorágine de nuevos conceptos, doctrinas, siglas, procesos y demás innovaciones, es recomendable detenerse por un momento y retornar a los planteamientos e ideas de los clásicos de la estrategia. Comprobaremos, así, que muchas de las cuestiones que se presentan como los nuevos re- tos del siglo XXI son perfectamente identificables y que los conceptos en desarrollo pueden ser novedosos en su denominación, pero no lo son tanto en su fondo. Entender que estamos en un mundo excesivamente cambian- te no es ninguna novedad. Por lo tanto, enfrentarnos como clínica u odontólogos a esta caracterización debería basarse en una capacidad de anticipación y reacción ante eventos inesperados, integrando un nuevo concepto: la resiliencia dental.

La resiliencia en el sistema de la salud bucodental puede definirse como la capacidad de los doctores, trabajadores, sociedades dentales, instituciones, colegios, industria y pacientes en el ámbito de la salud dental para prepararse y responder eficazmente a situaciones cambiantes en la formación, flujos digitales, inteligencia artificial, big data, tele odontología y tecnologías de gabinete, manteniendo las funciones tradicionales cuando se produce el cambio y utilizando la información de las lecciones aprendidas para realizar una reorganización si el entorno exige un cambio. Plantearse qué ha cambiado en el sector tras la crisis vivida es el inicio de una adaptación; conocer la intensidad de su impacto, no sólo en la clínica sino en el paciente y la industria dental, así como la duración de la misma (estimada en 5 años), es una forma de hablar de sujetos resilientes del sector y cómo enfrentarnos al próximo lustro.

Las clínicas dentales, así como sus odontólogos, son un sector económicamente activo con un gran desconocimiento de administración empresarial, lo que lo convierte en un sector vulnerable en el entorno actual.

El sector dental, vulnerable hoy día

Un aspecto fundamental de la problemática de desconocer la estrategia empresarial de la clínica es no comprender el ciclo de vida organizacional. La clínica presenta un ciclo que se reconoce en un gran ímpetu emprendedor en sus inicios: aprovechar las ventajas de una estructura

pequeña es importante para adquirir una rápida estabilidad. Pero parece que esto nunca llega. Siempre escuchamos al odontólogo propietario decir: «si no empujo yo, la clínica desaparece». Y este es el mayor síntoma para entender que muchas de las clínicas que se encuentran en esta situación han pasado de contar con lo que era una oportunidad gracias a su tamaño, a encontrarse en una etapa perenne que proyecta un situación negativa, donde su día a día no es dinámico, sino que se desarrolla con procesos lentos que impiden el control de la clínica, afrontando retos más pesados en la relación con sus trabajadores lo que genera la incomprensión por parte de estos hacia el objetivo global- y la difícil tarea de delegar por parte del odontólogo propietario, tendiendo a claudicar por la ingobernabilidad de la clínica.

“El plan de resiliencia es la hoja de ruta que necesitan las clínicas dentales para convertir en real lo planificado”

Es importante comprender dos aspectos implícitos: que el planeamiento estratégico es transversal a todas las áreas de la clínica y que debe ser proyectado pues, si bien existen desviaciones de la realidad respecto a lo esperado, nada del desenlace futuro debe ser fortuito. Sin embargo, la problemática de desconocer la estrategia empresarial deja al odontólogo en desamparo, a merced de su suerte y los vaivenes del mercado. Controlar la incertidumbre es la necesidad básica de las clínicas, odontólogos e industria.

Visionemos el entorno

Más allá de las medidas de cho- que y reactivación, eficaces a corto plazo, si miramos alrededor observaremos un impulso económico adicional para alcanzar cuanto antes la senda de actividad previa al impacto de la COVID-19 y evitar efectos perniciosos y duraderos.

Las inversiones y las reformas gubernamentales que se están introduciendo en España, como país miembro, son la piedra angular de Europa y las clínicas dentales están dentro de este plan. No prepararse para estar dentro sería una tragedia para un porcentaje elevado de clínicas, laboratorios, distribuidores y fabricantes, que obviaría de forma efectiva, coherente y duradera el crecimiento potencial de la cadena.

Trabajar colaborativamente bajo los principios básicos de la resiliencia sería una forma positiva para controlar la incertidumbre en las clínicas y los cambios que esta genera. A continuación, establecemos unas fases básicas de control esperado.

• Minimización del error. La seguridad empresarial de las clínicas no puede depender únicamente de medidas de mitigación del error en la dirección y en el gabinete, sino también de la minimización del riesgo a través de medidas preventivas en todas las áreas clínicas.
• Detección temprana. En la mayoría de los casos una respuesta puede ser activada gracias a una detección temprana, lo que nos permite disponer de más tiempo para examinar y responder con eficacia a una situación de urgencia para así olvidarnos del

«Mi clínica, sin mí, no funciona».

• Controlabilidad. Se trata de conseguir la eficacia en el control del sistema. Adquirir las habilidades de director permite procesar y flexibilizar procesos para operar en diferentes entornos, facilitando cambiar el funcionamiento de una condición a otra en tiempo real.
• Minimización de los efectos. Si no es posible descartar el error para evitar accidentes, es muy importante limitar que la situación empeore. Esta es el hecho más habitual de las clínicas que, aun conociendo sus propias necesidades, tienen reticencia al cambio.

Pasos para el plan de resiliencia

El desconocimiento teórico de una visión empresarial de la clínica por parte del odontólogo propietario es, en gran medida, lo que ha llevado a la subvaloración del proceso de diseño estratégico de la clínica. Tener un Plan de Resiliencia es vivir. Este plan debe alimentarse del análisis del entorno y de la propia clínica y enmarcarse dentro de unos posibles escenarios de la realidad fu- tura. Igualmente, el odontólogo propietario o su director tienen la obligación de soportar la realización de las estrategias, los objetivos y las acciones que ayudan a materializar y convertir en tangible, operativa, controlable y mensurable el día a día de la clínica. Digitalizar la información que alimenta el Plan de Resiliencia es el gran reto de la clínica y sus directivos; integrar tecnologías como Dental Data hace posible la compleja tarea de diseñar y controlar un plan, evitando así la alta resistencia al cambio que nos encontramos en el sector y obstaculizando el potente mecanismo autodestructor de recursos financieros, físicos y temporales que las propias clínicas construyen por su falta de visión empresarial. Como responsable de tu clínica, debes comenzar el cambio construyendo un sencillo plan.

“Desconocer la estrategia empresarial deja al odontólogo en desamparo. Controlar la incertidumbre es la necesidad básica de las clínicas, odontólogos e industria”

• Fórmate en dirección de clínicas

El primer paso es dotarte de habilidades empresariales de dirección que te permitan diagnosticar de forma fluida el día a día de tu clínica. Como odontólogos, no nos lo enseñaron en la facultad, de acuerdo, pero eso no es excusa para luchar por la supervivencia de nuestra clínica: los tiempos son más exigentes.

• Audita tu sistema de dirección

Identifica tus procesos de dirección y los soportes (papel, Excel) sobre los que registran los datos de tu actual sistema de información y que hasta ahora determinaban la marcha de la clínica. En este punto es muy importante entender que la utilización de Excel representa una pérdida de tiempo en la construcción de las bases de información y en la toma de decisiones: ¿Cuál es la media de tiempo que utilizas en construir los cuadros de información?

• Estandariza tu modelo de gestión ideal.

Define todo aquello que deseas controlar y cómo vas a realizar ese análisis y control (re- cuerda fábrica vs dirección). Lo más destacable es con qué herramientas cuentas para poder ejecutar tu modelo. Básicamente sería como recibir un curso de Implantología y no disponer de un motor de implantes después.

“Las clínicas dentales, así como sus odontólogos, son un sector económicamente activo con un gran desconocimiento de administración empresarial, lo que lo convierte en un sector vulnerable en el entorno actual”

• Crea tu cuadro de mandos.

Establece el listado de indicadores clave que se generan en cada una de las áreas de recepción, comercial, ventas, producción, compras y pacientes. Los programas de gestión actuales no están preparados para establecer estos cuadros, sólo se limitan a la información del gabinete.

• Digitaliza tu clínica

Implantar un sistema Business Intelligence que ayude a automatizar tus procesos gracias a la digitalización de toda la información que se genera en la clínica. Este tipo de herramientas, como Dental Data, son compatibles con los programas de gestión actuales.

Por qué necesitas un plan de resiliencia

La sostenibilidad general de las clínicas dentales está seriamente comprometida y el Plan de Resiliencia es la hoja de ruta que necesitan para convertir en real lo planificado. Por ello, es imprescindible realizar un análisis de los resultados y las conclusiones para el futuro. Cualquier actividad económica de la clínica requiere reflexión, recapitulación y análisis integral de la operación en términos de coherencia, congruencia, rentabilidad, retorno de la inversión, evolución del valor de la marca y su posicionamiento, efectividad y fortaleza de las relaciones construidas con los pacientes. Si bien se hace difícil evaluar las acciones clínicas con los sistemas tradicionales de gestión, resultaría relativamente fácil un análisis digitalizado desde la dirección que permita trabajar con objetivos, calcular los costes y recursos necesarios y motivar de forma argumentada la elección de las técnicas más adecuadas. El análisis digitalizado se fundamenta en la investigación, tanto en su comienzo (diagnóstico) como en su conclusión (evaluación) y se con- creta en el plan resiliente que es el instrumento que sintetiza los retos que la clínica propone asumir, determinando cómo acometerlos.

Dental Data es una organización con 10 años de experiencia dedicados a la formación, investigación, creación de herramientas inteligentes de dirección y métodos de transformación digital del sector dental. Pertenece a diferentes grupos de investigación vinculados al Programa Estatal de Generación de Conocimiento y Fortalecimiento Científico y Tecnológico del Sistema de I+D+i. Introducir en el mercado los productos y servicios desarrollados, fruto de las investigaciones aplicadas en más de 800 clínicas, ha sido el objetivo principal de Dental Data cuya misión es formar a los odontólogos en las nuevas habilidades para la dirección, digitalización y transformación de las clínicas con el fin de obtener una mayor competitividad, relación con el paciente y rentabilidad. La nueva sociedad digital exige clínicas digitales.